회사업무를 하시다보면 매우많은 다양한 거래증빙들이 발생합니다. 거래증빙이란 세금계산서, 카드전표, 현금영수증, 기타영수증등을 말합니다.  이러한 거래증빙을 기초로 장부를 작성하고, 부가세나 소득세/법인세신고를 하게 되며, 신고내용에 대한 객관적인 근거자료가 됩니다.

- 증빙의 보관기간

세법에서는 거래증빙에 대해 해당 증빙을 활용한 신고이후  최소 5년간 보관하도록 규정하고 있습니다. 이러한 보관이 필요한 가장 큰 이유는 거래에 대한 객관적 근거를 확보하기 위한 것으로, 나중에 국세청에서 세무조사등 다양한 이유로 증빙을 확인해야 할 상황이 생기게 될때 가장 중요한 역활을 하는 것이 거래증빙들입니다.

보관기간은 최소 5년으로, 길게는 11년까지 보관해야 합니다. 결손이 발생한 경우 이 결손금은 이후 10년간 이월되어 이후에 발생한 소득에서 이월결손금으로 공제가 가능한데, 이런 경우 공제받은 다음년도까지 보관하도록 되어 있어, 가장 길게는 11년까지 보관할 필요가 있습니다.

- 보관방법

증빙의 보관은 나중에 필요할때 찾아서 제시할수 있도록만 보관하면 되며, 원본을 보관하는 것이 원칙입니다. 스캔을 해서 이미지로 보관하거나, 복사본을 보관하는 것은  규정된 보관방법이 아닙니다.

- 예외적인 경우

신용카드매출전표의 경우 신용카드사로부터 발송되는 월별이용대금명세서를 보관해두면 카드전표를 보관하고 있는 것으로 봅니다.

그러나, 부가세신고시 매입세액공제를 받기위해서는 카드전표에 부가세가 표시되어 있는지를 알아야 하는데, 월별이용대금명세서에는 부가세내용을 알수 없으므로, 월별이용대금명세서만 믿고, 카드전표를 보관하지 않으면, 나중에 부가세신고를 할때 곤란할수 있으므로, 신고때까지는 카드전표를 보관해두는 것이 좋습니다.

- 보관의무의 면제

아래의 경우 증빙의 보관의무가 면제됩니다. 국세청에서 근거를 확보하고 있는 자료라고 보시면 됩니다.

1. 전자세금계산서
2. 현금영수증홈페이지에 사업용신용카드로 등록된 경우 카드전표
3. 현금영수증
4. 화물운전자복지카드매출전표

1은 부가가치세법에서 보관의무면제규정을 두고 있고, 2,3,4는 소득세법에서 보관의무면제규정을 두고 있습니다. 그래서, 혹시나 부가세와 관련한 세무조사를 받으면서, 소득세법에서 면제규정을 두고 있는 2,3,4에 해당하는 증빙을 보관하지 않았다는 이유로 문제가 될수도 있지 않을까(가능성은 크지않음) 염려되는 부분도 있으므로, 증빙보관의무를 조금 소홀히해도 되는정도로 이해하시기 바랍니다.

1의 경우 국세청이세로사이트(http://esero.go.kr)  2,3,4의 경우는  국세청현금영수증홈페이지(http://taxsave.go.kr)에서 사용내역이 확인가능하며, 조회기간에 제한이 있으므로, 가급적 엑셀파일로 다운받아 보관해두실것을 권해드립니다.

- 기타

증빙서류는 종류도 많고 건수도 많습니다. 이를 관리하고 보관하는 것도 굉장히 번거로운 업무일수 있습니다만,  전자세금계산서나 사업용신용카드, 현금영수증등 전산화된 방식으로 제공될 수 있는 거래증빙을 많이 활용하면 업무가 많이 수월해질 것입니다.

또한 이러한 자료들은 이세로 또는 현금영수증홈페이지에서 제공하는 엑셀내역을 활용하여, 디지택스에 거래내역을 입력할때도 일괄등록방식으로 손쉽게 입력할 수 있다는 장점도 있으니 적극 활용하시기 바랍니다

감사합니다